Das Congress Center Böblingen / Sindelfingen (CCBS) empfiehlt sich mit dem Geschäftsfeld der Eventplanung, Organisation und technischen Realisation großer Veranstaltungen.
Die Organisation von Großveranstaltungen stellt durch die gesundheitspolitischen Gegebenheiten und den damit einhergehenden Zeitdruck oftmals besondere Herausforderungen an die Verantwortlichen. Was früher in Ruhe vorbereitet werden konnte, muss heute oftmals in einem nur kleinen Zeitfenster gemäß den aktuell gültigen Corona Hygiene- und Schutzmaßnahmen organisiert werden. Die CCBS vermag diese Herausforderungen zusammen mit ihren Kunden und Partnern zu meistern wie dies unlängst beim 39. Böblinger Stadtfest mit 60.000 Besuchern und dem Flugfeldfest Böblingen zu erleben war. Die Prüfung sämtlicher rechtlicher Belange, wie bei einer jeden Großveranstaltung üblich, hat sich seit Beginn der Pandemie erheblich erweitert und erfordert neben laufenden Kontakten zu den behördlichen Ebenen in den Kommunen vor allem eines: viel Zeit.
Wer sich Hilfe bei der CCBS holt, kann viele Einzelschritte bei der Planung, Organisation und Durchführung seiner Veranstaltung dem Team der CCBS überlassen.
Von der ersten Idee über die Entwicklung von Zielsetzungen, Wahl der geeigneten Location, Koordination, Budgetplanung und Projektmanagement auf der Zeitachse steht die CCBS mit Rat und Tat fest an der Seite des Partners. Neben einer detaillierten Budgetplanung sowie -überwachung und der Einholung von Angeboten der diversen Dienstleister sind die Gesamtorganisation mit Strukturierung in Teilbereiche mit entsprechenden Verantwortlichkeiten und die zeitliche Planung eines Events von entscheidender Bedeutung. Hierbei empfiehlt es sich, einen möglichst weiten Vorlauf einzuplanen und dabei auch Nichtverfügbarkeiten der Mitwirkenden, z.B. infolge von Ferienzeiten zu berücksichtigen.
Die professionelle Eventplanung vermag in der Ablauforganisation oftmals Zeit und Ressourcen im Überblicken des Gesamtprojektes einzusparen. Komplexe Planungs-, Entscheidungs- und Bearbeitungsabläufe können vielfach vereinfacht und gebündelt werden, indem miteinander verwobene Teilbereiche auf der Zeitachse zusammengefasst und miteinander in Beziehung gesetzt werden. Vor allem von Laien organisierte Veranstaltungen mit teilweise separat voneinander agierenden Teil-Verantwortlichen profitieren davon sehr.
Möglich sind derartig optimierte Prozesse durch ein breites Kontaktnetzwerk der CCBS zu vielfältigsten Dienstleistern aus allen Sparten sowie öffentlichen Einrichtungen mit in der Regel langjährigen Geschäftsbeziehungen. Beispielsweise ist bei der Erstellung eines Sicherheitskonzepts der Bereich der rechtlichen behördlichen Genehmigungen mit Einsatzplänen der örtlichen Polizei, des DRK sowie eines Security- Personal-Dienstleisters nahtlos miteinander verzahnt, so dass auch kurzfristig am Veranstaltungstag vor Ort spontane Nachjustierungen möglich sind.
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Überhaupt sind Flexibilität und Agilität des Projektteams Zauberworte für ein gelungenes Großevent. Wichtig dabei ist ein bestens eingespieltes Team, das auch unvorhergesehene Geschehnisse am Veranstaltungstag sicher, professionell und mit ruhiger Hand zu managen versteht – sei es die Evakuierung eines Platzes bei Extremwetterlagen – oder das spontane Leisten von Erster Hilfe bis zum Eintreffen des Rettungsdienstes, wenn ein Besucher einen Herzanfall erleiden sollte.
