Wenn man eine Veranstaltung plant, handelt es sich dabei um einen Prozess bei dem alle Details dieser Veranstaltung berücksichtigt werden müssen. Eine Veranstaltung kann unterschiedlich groß sein und unterschiedliche Zwecke haben. Auch der Veranstaltungsort kann variieren. Ein Event zu organisieren ist in der Regel sehr zeit- und arbeitsaufwändig. Dazu erfordert es meist auch eine gute Kommunikation mit mehreren Teams sowie Dienstleistern – zumindest dann, wenn es sich um ein größeres Ereignis handelt. Eine Veranstaltungs- / Eventplanung umfasst dabei verschiedene Aufgaben. Wie kann man nun vorgehen, wenn eine Veranstaltung vorbereitet werden soll?
Einen geeigneten Termin finden
Zunächst muss ein geeigneter Termin gefunden werden, der Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen oder Terminen vermeidet und der aber auch zur Veranstaltung passt (wenn diese z.B: von der Jahreszeit abhängig ist oder im Freien stattfinden soll oder es sich um ein bestimmtes Jubiläum handelt).
Hat man den passenden Termin gefunden, wird alles weitere darauf ausgerichtet. Es werden also zum Beispiel entsprechend Terminen für Redner, Moderatoren, Unterhalter, Catering usw. festgelegt. Den Termin sollte man generell bei allen Beteiligten schriftlich absichern.
Worauf sollte man bei der Auswahl des Veranstaltungsort achten?
Der Ort für die Veranstaltung sollte gut erreichbar sein. Dafür kann man sich Informationen über Bus-, Straßenbahnlinien sowie Zug- oder Flugverbindungen heraussuchen. Dann sollte man eine Anfahrtsskizze erstellen und überprüfen, ob es ausreichend Parkplätze gibt. Wenn nötig, kann man Hotelkontingente für Gäste von außerhalb reservieren.
Programmpunkte überlegen
Damit kein Chaos entsteht, muss man für das Event einen Ablaufplan und ein Programm entwickeln. Dieses Programm sollte nicht zu trocken sowie nicht zu lang gestaltet werden. Dazu empfiehlt es sich, für eine Mischung zwischen Unterhaltungsprogramm und Reden zu sorgen. Wichtig ist, einen Verantwortlichen als Ansprechpartner zu bestimmen, der auch während der Veranstaltung den Ablauf koordiniert.
Zu den Einladungen
Generell sollten die Einladungen frühzeitig genug versendet werden. Vorab erstellt man eine oder mehrere entsprechende Einladungs-Listen. Rückläufe müssen kontrolliert werden und wenn nötig, sollten Personen nachgeladen werden.
In den Räumlichkeiten überprüfen, was vorhanden ist und was zusätzlich noch benötigt wird?
Was die Räumlichkeiten betrifft, kann man klären, ob diese behindertengerecht angelegt sind. Dann sollte geprüft werden, wie es mit der Lüftung, den Lichtverhältnissen, der Technik, dem Ton, den Tischen, Stühlen, Stehtischen, dem Rednerpult und der Bühne aussieht. Das Gleiche gilt für die sanitären Einrichtungen, die Garderobe (eventuell Umkleideräume für Künstler) sowie Auslage-Möglichkeiten (Tische, Regale, Fensterbänke) für Informationsmaterial. Womöglich können passende Tischaufsteller hilfreich sein, da sie einige Vorteile haben. Tischaufsteller bieten in unmittelbarer Nähe zu den Kunden/Gästen Werbe- und Informationsfläche und mit vergleichsweise geringem finanziellen sowie zeitlichen Aufwand kann man Menschen hiermit sehr gut erreichen.
Die Bestuhlung planen
Einen Raum sollte man mit Stühlen nicht überfrachten, da durchschnittlich 10 bis 20 % der Gäste trotz einer Zusage nicht erscheinen. Aber es sollten Sitzplätze für VIP-Gäste reserviert werden. Ein Tipp dabei ist, hintere Stuhlreihen dabei zu reservieren, damit Gäste zuerst vorne Platz nehmen. Weitere Stühle kann man in einem Nebenraum bereithalten.
Personal für die Veranstaltung planen
Für die Veranstaltung selbst kann folgendes Personal notwendig werden:
Ein Hausmeister
Techniker/Tontechniker
Eine Person für die Eingangskontrolle
Servicepersonal für Getränke sowie Catering
Personal für Garderobe
Personal für das WC
Eventuell Hostessen für eine VIP-Betreuung
Personal für die Abendkasse
Dekoration planen
Auch sollte für das Ambiente eine entsprechende Dekoration geplant werden. Dafür kann folgendes infrage kommen:
Luftballons
Blumen
Tischlichter
Tischtücher, Tischläufer
Stellwände
Auslagen überlegen
Mögliche Auslagen können eine Teilnehmerliste, Informationsmaterial, Broschüren, ein Programm oder Ablaufplan sowie Fragebögen zur Veranstaltung sein.
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